№20 от 05.08.2011 Об утверждении Правил делопроизводства в администрации
В соответствии с постановлением Правительства Республики Башкортостан от 18 ноября 2010 года № 436 «-Об утверждении правил делопроизводства в республиканских органах исполнительной власти»-, целях установления единого порядка делопроизводства в администрации сельского поселения Уршакский сельсовет
П О С Т А Н О В Л Я Ю:
1. Утвердить прилагаемые Правила делопроизводства в администрации сельского поселения Уршакский сельсовет муниципального района Аургазинский район Республики Башкортостан.
2. Настоящее постановление и утвержденные Правила делопроизводства в администрации сельского поселения Уршакский сельсовет муниципального района Аургазинский район Республики Башкортостан разместить на сайте urshaksky.munrus.ru. и обнародовать на информационном стенде администрации сельского поселения Уршакский сельсовет для официального опубликования.
3. Контроль за исполнением данного постановления оставляю за собой.
&-nbsp&-nbsp&-nbsp&-nbsp
Глава сельского поселения
Уршакский сельсовет Р.И.Абдрахманов
&-nbsp&-nbsp&-nbsp&-nbsp&-nbsp&-nbsp&-nbsp&-nbsp&-nbsp&-nbsp&-nbsp&-nbsp&-nbsp&-nbsp&-nbsp&-nbsp&-nbsp&-nbsp&-nbsp&-nbsp&-nbsp&-nbsp&-nbsp&-nbspУтверждены
&-nbsp&-nbsp&-nbsp&-nbsp&-nbsp&-nbsp&-nbsp&-nbsp&-nbsp&-nbsp&-nbsp&-nbsp&-nbsp&-nbsp&-nbsp&-nbsp&-nbsp&-nbsp&-nbsp&-nbsp&-nbsp&-nbsp&-nbsp&-nbsp постановлением главы
&-nbsp&-nbsp&-nbsp&-nbsp&-nbsp&-nbsp&-nbsp&-nbsp&-nbsp&-nbsp&-nbsp&-nbsp&-nbsp&-nbsp&-nbsp&-nbsp&-nbsp&-nbsp&-nbsp&-nbsp&-nbsp&-nbsp&-nbsp&-nbsp сельского поселения Уршакский сельсовет
&-nbsp&-nbsp&-nbsp&-nbsp&-nbsp&-nbsp&-nbsp&-nbsp&-nbsp&-nbsp&-nbsp&-nbsp&-nbsp&-nbsp&-nbsp&-nbsp&-nbsp&-nbsp&-nbsp&-nbsp&-nbsp&-nbsp&-nbsp&-nbsp от 05 августа 2011 г. № 12
ПРАВИЛА
делопроизводства в администрации сельского поселения
Уршакский сельсовет муниципального района Аургазинский район
Республики Башкортостан
I. Общие положения
&-nbsp&-nbsp&-nbsp&-nbsp1. Настоящие Правила устанавливают единый порядок делопроизводства в администрации сельского поселения.
&-nbsp&-nbsp&-nbsp&-nbsp2. Действие настоящих Правил не распространяется на организацию работы с документами, содержащими государственную тайну.
II. Основные понятия
&-nbsp&-nbsp&-nbsp&-nbsp3. В настоящих Правилах используются следующие основные понятия:
&-nbsp&-nbsp&-nbsp&-nbspдокументирование &ndash- фиксация информации на материальных носителях в установленном порядке-
&-nbsp&-nbsp&-nbsp&-nbspделопроизводство &ndash- деятельность, обеспечивающая создание официальных документов и организацию работы с ними в администрации сельского поселения-
&-nbsp&-nbsp&-nbsp&-nbspдокумент &ndash- официальный документ, созданный государственным органом, органом местного самоуправления, юридическим или физическим лицом, оформленный в установленном порядке и включенный в документооборот администрации сельского поселения-
&-nbsp&-nbsp&-nbsp&-nbspэлектронный документ &ndash- документ, в котором информация представлена в электронно-цифровой форме-
&-nbsp&-nbsp&-nbsp&-nbspдокументооборот &ndash- движение документа с момента его создания или получения до завершения исполнения, помещения в дело и (или) отправки-
реквизит документа &ndash- обязательный элемент оформления документа-
подлинник документа &ndash- первый или единственный экземпляр документа-
&-nbsp&-nbsp&-nbsp&-nbspкопия документа &ndash- документ, полностью воспроизводящий информацию подлинника документа и его внешние признаки, не имеющие юридической силы-
&-nbsp&-nbsp&-nbsp&-nbspрегистрация документа &ndash- присвоение документу регистрационного номера и запись в установленном порядке сведений о документе-
&-nbsp&-nbsp&-nbsp&-nbspноменклатура дел &ndash- систематизированный перечень наименований дел, формируемых в администрации сельского поселения, с указанием сроков их хранения-
&-nbsp&-nbsp&-nbsp&-nbspдело &ndash- совокупность документов или отдельный документ, относящиеся к одному вопросу или участку деятельности администрации сельского поселения-
&-nbsp&-nbsp&-nbsp&-nbspслужба делопроизводства &ndash-лица, ответственные за ведение делопроизводства в администрации сельского поселения.
III. Создание документов в администрации сельского поселения
&-nbsp&-nbsp&-nbsp&-nbsp4. Документы, создаваемые в администрации сельского поселения, оформляются на бланках, на стандартных листах бумаги формата А4 (210 х 297 мм) или А5 (148 х 210 мм, только копии документов) либо в виде электронных документов и должны иметь установленный состав реквизитов, их расположение и оформление.
&-nbsp&-nbsp&-nbsp&-nbsp5. Бланки администрации сельского поселения разрабатываются на основе углового или продольного варианта расположения реквизитов. При угловом варианте реквизиты бланка располагаются в верхнем левом углу листа, при продольном варианте &ndash- посередине листа вдоль верхнего поля.
&-nbsp&-nbsp&-nbsp&-nbsp6. Каждый лист документа, оформленный как на бланке, так и на стандартном листе бумаги, должен иметь поля не менее 20 мм &ndash- левое, 10 мм &ndash- правое, 20 мм &ndash- вернее и нижнее.
&-nbsp&-nbsp&-nbsp&-nbsp7. Реквизитами документов, создаваемых в процессе деятельности администрации сельского поселения, являются:
&-nbsp&-nbsp&-nbsp&-nbspа) Государственный герб Республики Башкортостан-
&-nbsp&-nbsp&-nbsp&-nbspб) наименование администрации сельского поселения на государственных языках Республики Башкортостан-
&-nbsp&-nbsp&-nbsp&-nbspв) должность лица, подписавшего документ-
&-nbsp&-nbsp&-nbsp&-nbspг) подпись должностного лица-
&-nbsp&-nbsp&-nbsp&-nbspд) вид документа-
&-nbsp&-nbsp&-nbsp&-nbspе) место составления (издания) документа-
&-nbsp&-nbsp&-nbsp&-nbspж) справочные данные об органе администрации сельского поселения-
&-nbsp&-nbsp&-nbsp&-nbspз) адресат-
&-nbsp&-nbsp&-nbsp&-nbspи) дата документа-
&-nbsp&-nbsp&-nbsp&-nbspк) регистрационный номер документа-
&-nbsp&-nbsp&-nbsp&-nbspл) наименование документа-
&-nbsp&-nbsp&-nbsp&-nbspм) текст документа-
&-nbsp&-nbsp&-nbsp&-nbspн) ссылка на исходящий номер и дату документа адресанта-
&-nbsp&-nbsp&-nbsp&-nbspо) отметка о наличии приложений-
&-nbsp&-nbsp&-nbsp&-nbspп) гриф утверждения-
&-nbsp&-nbsp&-nbsp&-nbspр) виза-
&-nbsp&-nbsp&-nbsp&-nbspс) оттиск печати-
&-nbsp&-nbsp&-nbsp&-nbspт) отметка о заверении копии-
&-nbsp&-nbsp&-nbsp&-nbspу) отметка об исполнителе-
&-nbsp&-nbsp&-nbsp&-nbspф) указания по исполнению документа-
&-nbsp&-nbsp&-nbsp&-nbspх) отметка о контроле документа-
&-nbsp&-nbsp&-nbsp&-nbspц) отметка об исполнении документа-
&-nbsp&-nbsp&-nbsp&-nbspч) отметка о конфиденциальности.
&-nbsp&-nbsp&-nbsp&-nbsp8. Состав реквизитов документа определяется его видом и назначением.
IV. Требования к организации документооборота
в администрации сельского поселения
9. В документообороте администрации сельского поселения выделяются следующие документопотоки:
а) поступающая документация (входящая)-
б) отправляемая документация (исходящая)-
в) внутренняя документация.
&-nbsp&-nbsp&-nbsp&-nbsp10. В администрации сельского поселения доставка и отправка документов осуществляется средствами почтовой связи, фельдъегерской связи и электросвязи.
&-nbsp&-nbsp&-nbsp&-nbsp11. Документы, поступающие в администрацию сельского поселения, проходят через управляющего делами регистрацию, предварительное рассмотрение, передачу руководству на рассмотрение, передаются исполнителям и после исполнения помещаются в дела.
&-nbsp&-nbsp&-nbsp&-nbsp12. Первичная обработка поступивших документов включает проверку правильности доставки документов и наличия документов и приложений к ним, а также распределение документов на регистрируемые и не подлежащие регистрации.
&-nbsp&-nbsp&-nbsp&-nbsp13. Регистрация поступивших документов осуществляется, как правило, в день поступления, создаваемых &ndash- в день подписания или утверждения либо на следующий день.
&-nbsp&-nbsp&-nbsp&-nbsp14. Обращения граждан регистрируются и формируются в дела отдельно от других документов администрации сельского поселения.
&-nbsp&-nbsp&-nbsp&-nbsp15. Зарегистрированные документы передаются управляющим делами администрации на рассмотрение главе администрации сельского поселения или по его решению &ndash- иным специалистам администрации сельского поселения. Документы с указанием по исполнению передаются управляющим делами исполнителям.
&-nbsp&-nbsp&-nbsp&-nbsp16. Подлинник документа направляется ответственному за исполнение документа. При наличии нескольких исполнителей подлинник документа передается лицу, являющемуся ответственным исполнителем, остальные исполнители получают копию документа.
&-nbsp&-nbsp&-nbsp&-nbsp18. Документы после подписания главой администрации сельского поселения передаются управляющему делами для регистрации и отправки.
&-nbsp&-nbsp&-nbsp&-nbsp19. Управляющий делами осуществляет проверку правильности оформления документа, комплектности документа и соответствия количества экземпляров документов рассылке. Неправильно оформленные документы возвращаются исполнителю.
&-nbsp&-nbsp&-nbsp&-nbsp20. Документы подлежат отправке в день их регистрации или на следующий день.
21. Передача документов между специалистами администрации сельского поселения осуществляется через управляющего делами.
22. В администрации сельского поселения управляющим делами ведется учет поступающих, создаваемых и отправляемых документов. Данные о количестве документов обобщаются, анализируются управляющим делами и представляются главе администрации сельского поселения в установленном порядке.
23. В целях учета и поиска документов в системе электронного документооборота администрации сельского поселения используются обязательные сведения о документах:
а) адресант
б) адресат
в) должность, фамилия и инициалы лица, подписавшего документ
г) вид документа
д) дата документа
е) номер документа
ж) дата поступления документа
з) входящий номер документа
и) ссылка на исходящий номер и дату документа
к) наименование текста
л) индекс дела
м) сведения о переадресации документа
н) количество листов основного документа
о) количество приложений
п) общее количество листов приложений
р) указания по исполнению документа
с) должность, фамилия и инициалы исполнителя
т) отметка о конфиденциальности
V. Документальный фонд администрации сельского поселения
&-nbsp&-nbsp&-nbsp&-nbsp24. Администрация сельского поселения:
&-nbsp&-nbsp&-nbsp&-nbspа) формирует свой документальный фонд из образующихся в процессе его деятельности документов-
&-nbsp&-nbsp&-nbsp&-nbspб) разрабатывает и утверждает по согласованию с архивным отделом администрации муниципального района номенклатуру дел, образующихся в процессе его деятельности-
&-nbsp&-nbsp&-nbsp&-nbsp25. Формирование документального фонда администрации осуществляется управляющим делами путем составления номенклатуры дел, формирования и оформления дел, обеспечения их сохранности, учета и передачи дел в архивный отдел администрации.
&-nbsp&-nbsp&-nbsp&-nbsp26. Номенклатура дел администрации:
&-nbsp&-nbsp&-nbsp&-nbspа) составляется управляющим делами на основе примерной номенклатуры дел администраций сельских поселений Республики Башкортостан –
&-nbsp&-nbsp&-nbsp&-nbspб) утверждается главой администрации сельского посенления не позднее конца текущего года и вводится в действие с 1 января следующего года-
&-nbsp&-nbsp&-nbsp&-nbspв) один раз в пять лет согласовывается архивным отделом администрации муниципального района-
&-nbsp&-nbsp&-nbsp&-nbspг) в случае изменения функций и структуры администрации сельского поселения подлежит согласованию архивным отделом администрации муниципального района.
&-nbsp&-nbsp&-nbsp&-nbsp27. Наименованиями разделов номенклатуры дел администрации сельского поселения являются наименования структурных подразделений администрации муниципального района.
28. Дела формируются в соответствии с номенклатурой дел, а также с соблюдением принципов систематизации документов и их распределения (группировки) на дела постоянного, временного (свыше 10 лет) хранения, в том числе на дела по личному составу, и на дела временного (до 10 лет включительно) хранения.
29. Дела со дня их формирования до передачи в архив или их уничтожения хранятся в структурных подразделениях администрации по месту их формирования.
30. Дела выдаются во временное пользование сотрудникам структурных подразделений администрации на рабочий день, ежедневно в конце рабочего дня подлежат возврату.
Иным органам и организациям дела выдаются на основании их письменных запросов с разрешения главы администрации или управляющего делами администрации сельского поселения.
31. Изъятие документов из дел постоянного хранения допускается в исключительных случаях и производится с разрешения главы администрации сельского поселения с оставлением в деле копии документа, заверенной в установленном порядке, и акта о причинах изъятия подлинника.
32. Дела постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения передаются в архив администрации не ранее чем через 1 год и не позднее чем через 3 года со дня их хранения в структурных подразделениях. Передача дел в архив администрации производится на основании описей дел постоянного хранения, временного (свыше 10 лет) хранения и по личному составу, составляемых в структурных подразделениях администрации. Дела временного (до 10 лет включительно) хранения в архив не передаются и подлежат уничтожению в установленном порядке.
33. Основой составления описей дел постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения является номенклатура дел.
34. Порядок составления номенклатуры дел и описей дел, формирования и оформления дел, а также уничтожения дел временного хранения в администрации сельского поселения определяется Управлением по делам архивов Республики Башкортостан.
VI. Особенности работы с электронными документами
в администрации муниципального района
&-nbsp&-nbsp&-nbsp&-nbsp35. Электронные документы создаются, обрабатываются и хранятся в системе электронного документооборота администрации сельского поселения.
&-nbsp&-nbsp&-nbsp&-nbsp36. Для подписания электронных документов администрации сельского поселения используются электронные цифровые подписи. Используемые средства электронной цифровой подписи должны быть сертифицированы в установленном порядке.
&-nbsp&-nbsp&-nbsp&-nbsp37. При рассмотрении и согласовании электронных документов в системе электронного документооборота администрации могут использоваться способы подтверждения действий с электронными документами, при которых электронная цифровая подпись не используется.
&-nbsp&-nbsp&-nbsp&-nbsp39. Прием и отправка электронных документов осуществляется управляющим делами, специалистами администрации сельского поселения.
&-nbsp&-nbsp&-nbsp&-nbsp40. При передаче поступивших электронных документов на рассмотрение главы администрации сельского поселения, направлении электронных документов в структурные подразделения и ответственным исполнителям администрации, отправке электронных документов и хранении электронных документов вместе с электронными документами передаются (хранятся) их регистрационные данные.
&-nbsp&-nbsp&-nbsp&-nbsp42. Исполненные электронные документы систематизируются в дела в соответствии с номенклатурой дел администрации.
&-nbsp&-nbsp&-nbsp&-nbsp43. При составлении номенклатуры дел указывается, что дело ведется в электронном виде.
&-nbsp&-nbsp&-nbsp&-nbsp44. Электронные документы после их исполнения подлежат хранению в установленном порядке в администрации сельского поселения в течение сроков, предусмотренных для аналогичных документов на бумажном носителе.
&-nbsp&-nbsp&-nbsp&-nbsp45. После истечения срока, установленного для хранения электронных дел (электронных документов), на основании акта о выделении их к уничтожению, утверждаемого главой администрации сельского поселения, указанные электронные дела (электронные документы) подлежат уничтожению.
Управляющий делами администрации
сельского поселения Уршакский сельсовет Г.Т.Ишназарова
- ← №15 от 01.06.2011 Об утверждении Положения о порядке формирования кадрового резерва для замещения вакантных должностей муниципальной службы в администрации сельского поселения Уршакский сельсовет муниципального района Аургазинский район Республики Башкортостан
- №21 от 01.09.2011 О наименованиях улиц населенных пунктов сельского поселения Уршакский сельсовет муниципального района Республики Башкортостан →